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Article : Le dossier personnel digitale et le DSGVO

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La protection des données et le dossier électronique du personnel sont des sujets qui doivent être pris particulièrement au sérieux, car les données personnelles, souvent très privées et sensibles, sont généralement stockées dans le dossier personnel.

Laut einer Studie von «HR-Software-Monitor» sind Unternehmen in der digitalen Transformation in der Personalabteilung am weitesten fortgeschritten. Aktuell nutzten ca. 85 Prozent der Unternehmen eine elektronische Personalakte. Das ist auch kein Wunder, wenn man bedenkt, was die elektronische Personalakte für Vorteile bringt. Die Personalabteilung wird durch die automatisierten Prozesse entlastet und vor allem fällt der Papieraufwand und das Lagern der Akten weg. Mitarbeiter können ihre Akte jederzeit einsehen und zum Teil auch selber pflegen.

Les avantages sont multiples, mais qu'en est-il de la protection des données et de l'ODSGVO ? les données très sensibles ne doivent en aucun cas tomber entre les mains de personnes non autorisées, ce qui peut coûter jusqu'à 20 millions d'amendes ou 4 % du chiffre d'affaires global.

Les données dans le nuage sont généralement très sécurisées, car les fournisseurs de cloud accordent une grande importance à des normes de sécurité et de protection des données certifiées, dans le meilleur des cas, les solutions cloud sont certifiées BDSG ou TÜV.

Tous les processus internes du prestataire externe doivent respecter les règles de protection des données, les salles d'ordinateurs et de serveurs doivent être physiquement sécurisées et le traitement des données de commande doit se faire sans failles de sécurité et les logiciels utilisés doivent également respecter les règles de protection des données.

La certification ne libère pas l'utilisateur de son obligation d'agir conformément à l'ODSGVO ; la responsabilité incombe en dernier ressort à l'administrateur délégué.

Il est donc recommandé de contrôler l'accès de manière ciblée afin que l'ordinateur utilisé pour accéder aux dossiers électroniques du personnel soit situé dans une salle qui n'est pas ouverte au public, et de sécuriser l'accès à cette salle par voie électronique.

En principe, l'ODSGVO n'aura pas de caractéristiques particulières pour le dossier électronique du personnel, car il a déjà été strictement traité par la loi sur la protection des données avec les données sensibles qu'il contient, le plus important étant que – ; si donné – ; le sous-traitant externe est contrôlé et les processus internes de l'entreprise, cela commence avec la demande d'un employé, puisque ces données doivent également être supprimées.

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