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Exemple d'application : Fichier digital du personnel

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Laufend hört man «digitale Transformation» oder «digital Business». Prozesse werden in Unternehmen digitalisiert und es finden sich ganz neue Geschäftsmodelle. Ganze Abteilungen finden sich in der digitalen Welt wieder. Ein grosses und sehr heisses Thema ist die elektronische Personalakte.

L'idée de préparer les dossiers du personnel sous forme électronique n'est pas nouvelle : les premiers systèmes d'information du personnel informatisés étaient déjà utilisés dans les entreprises dans les années soixante-dix ; il y a dix ans, il était tout simplement trop coûteux de mettre en œuvre les dossiers du personnel entièrement sous forme électronique ; aujourd'hui, il n'est plus un problème, ni technique ni financier, d'utiliser les dossiers électroniques du personnel.

Qu'est-ce qu'un dossier personnel ?

Un dossier personnel contient une grande quantité d'informations sur les employés, telles que des données personnelles et des informations relatives à l'emploi, et peut contenir tous les documents relatifs à la relation de travail, tels que les données de saisie des temps, les candidatures, les documents de candidature, la correspondance, les contrats de travail, les supports vidéo et audio, les certificats... Ce dossier peut essentiellement contenir toutes les données qui peuvent être considérées comme personnelles : certificat de mariage, certificat de naissance et assurance maladie.

Bien que le dossier personnel soit soumis à des délais de conservation et à des règlements, ce qui peut finalement être conservé n'est pas prescrit par la loi.

Die klassische Personalakte kann dementsprechend «dicke» Ausmasse annehmen. Es ist also nicht verwunderlich, wenn hier in der Personalabteilung die digitale Transformation viele Prozesse und auch die Datenhaltung durch Digitalisierung vereinfacht und vor allem materiell schlankt.

Le principe du dossier personnel numérique est pratiquement le même que celui du dossier personnel classique – ; seulement sans les montagnes de papier et de dossiers qui s'accumulent ; dans le cas idéal, les documents personnels tels que les demandes, les certificats, etc. sont automatiquement entrés dans un système de gestion de documents numériques. l'administration de cette collection de documents se fait de manière centralisée. à la différence de l'administration sous forme papier, c'est-à-dire sous forme de dossiers dans une salle sécurisée, le fichier numérique permet un accès décentralisé.

Toutefois, la quantité de données collectées et l'étendue des données concernées à l'heure actuelle impliquent le règlement de base sur la protection des données (DSGVO), comme nous le verrons dans le prochain article.

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