Anwendungsbeispiel: Digitale Personalakte

Anwendungsbeispiel: Digitale Personalakte

Laufend hört man „digitale Transformation“ oder „digital Business“. Prozesse werden in Unternehmen digitalisiert und es finden sich ganz neue Geschäftsmodelle. Ganze Abteilungen finden sich in der digitalen Welt wieder. Ein grosses und sehr heisses Thema ist die elektronische Personalakte.

Die Idee, Personalakten in elektronischer Form aufzubereiten ist nicht neu. Schon in den siebziger Jahren kamen die ersten EDV-gestützten Personalinformationssysteme in Unternehmen zum Einsatz. Noch vor einem Jahrzehnt war es schlichtweg zu teuer, die Personalakte komplett elektronisch umzusetzen. Heute ist es technisch wie finanziell kein Problem mehr, die elektronische Personalakte zu realisieren.

Was ist eine Personalakte?

In einer Personalakte werden zahlreiche Mitarbeiterinformationen wie Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis archiviert. Sie kann sämtliche, für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen, wie Zeiterfassungsdaten, Anträge, Bewerbungsunterlagen, Schriftverkehr, Arbeitsverträge, Bild- und Tonträger oder Bescheinigungen enthalten. Im Grunde genommen können in dieser Akte alles an personenbezogenen Daten liegen, die man sich vorstellen kann: Heiratsurkunde, Kindernachweis und Krankenkasse. Unter Umständen wird sehr viel aus dem privatem Umfeld des Arbeitnehmers bekannt und in der Akte abgelegt. Gerade weil zum Teil sehr private Details in dieser Akte abgeheftet sind, müssen sie vor dem Zugriff Dritter geschätzt werden. Arbeitnehmer haben zudem das Recht, die Personalakte einzusehen, um sich ein Bild über die gesammelten Daten zu machen. Sie können dabei einen Rechtsanwalt, aber auch jemanden aus der Familie mitnehmen oder auch den Betriebsrat. Diese Begleitfunktion kann bei rechtlichen Auseinandersetzungen als Zeuge eingesetzt werden.

Für die Personalakte gelten zwar Aufbewahrungsfristen und -vorschriften, was aber schlussendlich gespeichert werden darf, ist im Gesetz nicht vorgeschrieben.

Die klassische Personalakte kann dementsprechend „dicke“ Ausmasse annehmen. Es ist also nicht verwunderlich, wenn hier in der Personalabteilung die digitale Transformation viele Prozesse und auch die Datenhaltung durch Digitalisierung vereinfacht und vor allem materiell schlankt.

Die elektronische Personalakte ist dementsprechend die digitale Realisierung der materiellen Personalakte. Das Prinzip der digitalen Personalakte ist praktisch das gleiche wie die klassische Personalakte – bloss ohne die anfallenden Berge von Papier und Aktenordnern. Die persönlichen Dokumente wie Bewerbung, Zeugnisse, etc. werden im idealen Fall automatisch in einem digitalen Dokumentenmangementsystem eingepflegt. Die Verwaltung dieser Dokumentensammlung findet zentral statt. Im Gegensatz zur Verwaltung in Papierform, also in Form von Ordnern in einem sicheren Raum, erlaubt die digitale Akte einen dezentralen Zugriff. Berechtigte Personen können orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die Personalakten über Webapplikationen einsehen. Die Mitarbeiter selbst können einen direkten und selbständigen Einblick in die elektronische Personalakte haben.

Die Menge an gesammelten Daten und die Umfangreichheit der Daten ziehen in der heutigen Zeit aber die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nach sich. Wir werden darauf im nächsten Artikel Bezug nehmen.

Es gibt viele Wege zur digitalen Transformation. Die Datalynx AG sammelt seit Jahren Erfahrungen im digitalen Wandel und berät Sie gerne bei der Digitalisierung von Prozessen, aber gerade auch beim Aufbau von Portalen und Dashboards für Ihr digital Business!

Menü schließen